Question_New.   安裝防毒軟體ESET NOD32後,公文 製作無法儲存或上傳?

n          請點選NOD32設定說明

 

 Question_1.   公文系統相關的電腦環境設定?

n          在公文系統登入的畫面

n           點選下方的[新手上路],裡面有詳細的說明及動畫教學

 

 Question_2.   有問題要如何反映?

n          點選系統左邊作業項目之最後一項[問題反映]

n          上方的[新增]按鍵,將問題輸入至問題說明欄位中後按[存檔]

n          會有專門人員為您回答問題

 

 

 Question_3.   繕打公文時,無法開啟公文製作(Word)

n          請確認您是否有安裝公文製作程式

n          若尚未安裝請再參考下個問題

 

 Question_4.   新機器如何安裝公文製作程式?

n          進入系統後,點取右上角的【下載製作】功能

n          即可下載公文製作程式進行安裝

 

 Question_5.   校外公文該如何進行擬辦?

n          點取左邊的【待處理公文】的功能選項

n          在右上方的第一個表格中點選主辦公文

n          選取您要開始編輯的公文主旨

n          點取畫面中的繕打即可選擇『擬辦單』

n          開始編輯文書

n          Word存檔後即會在下方的相關文書中增加一筆資料

n          再點選流程作業

n          選擇內會流程預設好該份公文流程

n          選擇陳核給主管即可

 

 Question_6.   校外公文該如何進行回覆?

n          點取左邊的【待處理公文】的功能選項

n          在右上方的第一個表格中點選主辦公文

n          選取您要開始編輯的公文主旨

n          點取畫面中的繕打即可選擇『函稿』

n          開始編輯文書

n          Word存檔後即會在下方的相關文書中增加一筆資料

n          再點選流程作業

n          選擇內會流程預設好該份公文流程

n          選擇陳核給主管即可

n          主管決行後,公文會回到承辦人的主辦公文

n          進入主辦公文,點選您要處理的公文主旨

n          進入流程作業,點選清稿,進入Word,點選稿轉函

n          回到公文作業畫面,點選流程,選取送繕發文給總發文,再按確定送出

 

 

 Question_7.   校內簽呈該如何進行作業?

n          點取左邊【文書製作】的功能選項

n          點取右上方的文書製作按鈕即可選擇『簽呈』範本

n          繕打好簽呈內容後存檔

n          回到【文書製作】功能,作業畫面上會多一筆剛剛所繕打的簽呈

n          請點選該筆資料前方【創簽稿】的圖示

n          確認畫面中相關欄位資料是否正確

n          確認無誤後請按下存檔即可

n          此時,待處理公文中的主辦公文就會多一筆資料

n          選取您要開始編輯的公文主旨

n          再點選流程作業

n          選擇內會流程預設好該份公文流程

n          選擇陳核給主管即可

 

 Question_8.   公文文書繕打完後可以存一份放在自己的電腦嗎?

n          可於公文存檔(上傳)

n          選擇Word功能列中檔案è另存新檔存一份放在自己的電腦中(存於自己電腦中的那個檔案不可再上傳到主機中,僅可使用讀取doc方式將資料匯入。)

 

 Question_9.   繕打完後Word關閉後該如何再把繕打過的公文再開啟進行編輯?

n          點取左邊的【待處理公文】的功能選項

n          在右上方的第一個表格中點選主辦公文

n          選取您要開始編輯的公文主旨

n          點取畫面下方欲再次編輯的文書主旨

n          系統會出現編輯按鈕,點選後即可再次編輯該文書

 

 

Question_10.   以前收到外來文時想在文面(紙面)上只接寫上<文擬陳閱後存查>,線上簽核的公文該如何作業?

n          由於線上簽核後沒有紙本公文可以直接寫

n          故於系統中提供了『擬辦單』

n          請參考Qusetion_5的方式進入作業

 

 

Question_11.   如何繕打簽稿併陳或多稿的公文?

n          先以Question_6的方式繕打一份公文書

n          再以Question_6的方式繕打二份公文書

n          存檔後即會在下方的相關文書中即會有多筆文書的資料

 

 

Question_12.   如何將以繕打好的稿與校外來文進行連結?

n          先以Question_6的方式進入主辦公文的畫面

n          點取下方的加入文書按鈕

n          輸入欲連結稿或簽的文書號碼按下確定即可

 

Question_13.   如何知道公文的流程?

第一個方法:

n          點取左邊的【待處理公文】功能的第三個表格

n          再點取一下總主辦公文中的數字

n          再點取一下欲查詢的文號,即可顯示目前該文的流程

第二個方法:

n          請點選左邊【公文查詢】中的【公文流程及內容查詢】

n          輸入欲查詢的公文文號

n          點選畫面上方的公文流程選項中得知目前公文流程到哪裡了

 

Question_14.   怎麼進入主辦公文的畫面中都沒有陳核的按鈕可以按?

n          無論是擬辦或函覆,在未繕打相關文書前,系統不允許流程傳遞

n          請先利用Question_5Question_6的方法來處理

 

Question_15.   如何申請公文改分?

n          先以Question_5Question_6的方式進入到主辦公文的畫面

n          下方會出現一個申請改分的按鈕按一下

n          若屬分錯人或分錯二級單位時,請點選申請改分(內部)再按下確定送出此時公文流程會跑到二級主管及登記桌那邊待改分

n          若屬分錯一級單位時,請關閉該視窗後

n          點選繕打,再點選畫面上方之改分單範本,完成後請於流程中設定【文件改分 總收文】後再陳核給主管即可。

 

Question_16.   如何進行公文內部會辦(內會)

n          點取左邊的【待處理公文】的功能選項

n          在右上方的第一個表格中點選主辦公文

n          選取您要開始編輯的公文主旨

n          再點選流程作業

n          選擇內會

n          選取接收單位後再選擇會辦人,記得要按一下加入

n          下方會出現您選擇的資料

n          選擇完畢後,可按一下存檔(系統將您選擇的資料記錄下來),此時公文還未送出

n          若您選擇確定送出,則系統就會將公文送給第一個內會的人,此時你就不能對這份公文再進行編輯等作業了。

 

Question_17.   如何將公文陳核?

n          點取左邊的【待處理公文】的功能選項

n          在右上方的第一個表格中點選主辦公文

n          選取您要開始編輯的公文主旨

n          再點選流程作業

n          點選陳核的按鈕

n          確認陳核的對象後按下確定,系統就會將公文送給陳核的主管,此時你就不能對這份公文再進行編輯等作業了。

 

Question_18.   文送出去給主管陳核後,發現還需要再修改時該如何處理?

n          由於流程已不在您手上所以您無法進行修改

n          但可透過點選左邊【取消傳遞】的功能

n          輸入欲取回的公文文號

n          按下確定

n          確認一下畫面中的資料後,按下存檔

n          此時在您的主辦公文中就可以看到該份公文資料

n          唯收文方若已經簽收公文則您就不可以使用此功能

 

 

Question_19.   如何預設公文送出單位的流程?

n          若這份公文您已經確定要會辦其他單位、陳核到秘書室、發文,你可以先做流程的預設。

n          點取左邊的【待處理公文】的功能選項

n          在右上方的第一個表格中點選主辦公文

n          選取您要開始編輯的公文主旨

n          再點選流程作業

n          點選流程的按鈕

n          選擇處理狀態及收件單位:

公文陳核至秘書室

公文會辦其他單位

公文送至文書組發文

<文件陳核><秘書室>

<文件送會><XX院>

<送繕發文><總發文>

n          記得要按一下加入

n          下方會出現您選擇的資料

n          選擇完畢後,可按一下存檔(系統將您選擇的資料記錄下來)

 

 

Question_20.   繕打好的文書若不發文,該如何刪除?

n          點選左邊的【文書製作】,點選欲刪除之文書主旨

n          點選卷夾作業

n          點選刪除文書的按鈕即可

 

 

Question_21.   創稿公文不發時該如何處理或如何刪除創簽稿公文?

n          點選左邊【文書製作】的功能選項

n          點選右上方之創簽稿維護

n          點選欲修改或刪除之文號主旨

n          按下刪除即可

n          但流程已出一級單位者則不可刪除

 

Question_22.   進入公文製作系統後哪些是可以直接繕打在文面的?

n          進入公文製作系統(Word)中,您只需在主旨說明中繕打相關的文字

n          正副抄本請於相關本別上以滑鼠點選兩下即可出現填寫的對話方塊

n          發文日期發文字號不需填寫,文到總發文的時候系統自動會填入資料

 

Question_23.   如何進行正副本(受文者)的輸入?

n          請於相關本別上以滑鼠點選一下即可出現填寫的對話方塊

n          左方可選擇您要新增在哪一個本別

n          右方可用三種方式來選擇受文單位

n          第一個是以關鍵字的方式來點選

n          第二個是以常用群組的方式來點選

n          第三個是直接於右邊的畫面中直接登打相關文字

n          按下確定後文面自動會將您所選擇的受文者帶入文面上

 

Question_24.   如何使用公文系統中分項條列(一、 1、)的功能?

n          進入公文製作系統後,將滑鼠點選一下說明冒號下方

n          再點選工具列中分項條列的功能即可

n          若您是自行填寫一、等字樣,當公文以電子文傳送出去時受文方會出現排列不整齊的狀況。

 

Question_25.   辦理評選案時若不想在正副本中出現委員的名字,只想出現評選委員幾位等的字樣,該如何處理?

n          進入受文者對話框後

n          先增加各個委員的受文者資料後

n          再點選輸入總稱的按鈕

n          選擇要出現總稱的本別(正副抄本),按下確定

n          將您要出現於文面上的資料輸入進去,按下確定即可

 

Question_26.   別人會辦您的公文該如何處理(會辦公文)

n          點選左方的【待處理公文】功能中的會辦公文件數

n          點選要處理的會辦公文主旨

n          點選會辦意見按鈕

n          請於公文製作系統中輸入您的會辦意見存檔後

n          點選陳核內會送出公文。

 

Question_27.   若有承辦人休假,但是又沒有人知道他的代理人是誰時該如何處理?
可以請登記桌或長官以手動的方式增加代理人設定嗎?

n          點選左方的【代理人作業】功能

n          在點取右上方新增按鈕

n          選擇欲被代理人員的單位及姓名

n          按下確定

n          選擇您欲被代理之角色

n          輸入代理期間

n          再選取指定代理人

n          按下存檔後,被指定的代理人即可透過右上方的【身分切換】的功能,點取您被指定為旁的下拉式選單即可做身分切換的代理作業。

 

Question_28.   如何進行公文併案?

n          點選左方【併案作業】的功能

n          主案文號中輸入欲併案的母文號

n          按下確定,系統自動會帶出其他的相關資料

n          子案文號中輸入欲併案的子案文號

n          輸入後按下加入下方就會多一筆資料

n          輸入完畢後按下存檔即可

 

 

Question_29.   如何清稿?

n          依據Question_7完成創『函』且已經過主管批核之後

n          點選左方的【待處理公文】功能中

n          在數位儀表板上方的第一個表格中點選主辦公文

n          點選數字,進入公文清單,選取您要開始編輯的公文主旨點下去

n          點取畫面中排按鈕的清稿即可開始清稿動作

n          開啟Word時,點選清稿按鈕,由系統做清稿動作,清稿之後系統將稿存一份到主機中

n          關閉Word公文簽核畫面

 

Question_30.   如何單位發文?

方法一:(由一級單位登記桌執行者)

n          依據Question_29完成清稿之後

n          再點畫面中排按鈕最左邊流程作業

n          選擇流程

n          處理狀態請選擇『單位發文』

n          按下確定送出即可

方法二:

n          依據Question_29完成清稿之後

n          點選左方的【單位發文作業】功能

n          進入發文作業,選取您要發文的公文主旨點下去

n          點取畫面Word的圖示即可開啟該份公文

n          開啟Word後,檢查是否有發文字號及發文日期,點選發文按鈕,由系統開啟公文資訊編輯視窗,點選發文做分繕列印

n          回到WEB介面後,記得點選確定,即完成發文作業

n          發文後的公文記得歸檔

 

Question_31.   如何送總發文發文?

n          依據Question_7完成『函』且已經過主管批核之後

n          依據Question_29完成清稿之後

n          在數位儀表板上方的第一個表格中點選主辦公文

n          點選數字,進入公文清單,選取您要開始編輯的公文主旨點下去

n          再點選流程作業

n          點選流程的按鈕

n          選擇處理狀態及收件單位:

公文送至文書組發文

<送繕發文><總發文>

n          記得要按一下加入

n          下方會出現您選擇的資料

n          選擇完畢後,可按一下存檔(系統將您選擇的資料記錄下來)

n          若您選擇確定送出,則系統就會將公文送給總發文發文

 

Question_32.   如何進行公文歸檔?

n          點選左方的【單位歸檔作業】功能

n          點選主旨

n          請於作業畫面中確認相關歸檔資料是否正確

n          按下存檔即可

 

 

Question_33.   若是我有單位發文及單位歸檔的公文,可以查的到或是恢復嗎?

n          點選左方【公文查詢】的【自發存公文】功能選項

n          選擇查詢自發公文或是自存公文,點選右上方查詢按鈕

n          點選主旨進入查詢相關資料,可點選右上方還原未結作還原動作

 

 

Question_34.   若是我有被會辦過公文,可以查的到嗎?

n          點選左方【公文查詢】的【會辦公文查詢】功能選項

n          輸入您大約被會辦的時間,點選右上方查詢按鈕即可

Question_35.   遇到公文製作有新版本,如何線上更新?

n          當您開始要繕打文書點選範本後,系統會檢查公文製作是否有新版本,若有會彈跳出更新公文製作視窗,請點選『是』作線上更新

n          更新前請先關閉所有執行中的Word程式

n          若是有在背景執行中的Word,請按Ctrl+Alt+Del開啟工作管理員,從處理程序中直接刪除

 

Question_36.   如何附加檔案於公文中?

第一個附加檔案方法(參考資料,不作發文用)

n          使用【待處理公文】功能選項選取您編輯的公文主旨點下去

n          點取畫面中排按鈕的參考資料可加入參考附件,參考附件可為電子檔案或是紙本格式

n          紙本附件可列印附件表單

第二個附加檔案方法(附加於Word中,發文用)

n          開啟Word公文製作,於文面上直接點選附件位置,開啟公文資訊編輯視窗,點選『新增』加入附件

n          您亦可以點選『編輯』-『附件及受文者』,開啟公文資訊編輯視窗。

 

Question_37.   如何下載系統操作使用手冊?

n          點選左方【系統說明】

n          再點選【使用者手冊】

 

Question_38.   公文的決行層級選錯了該如何修改?

n          開啟公文製作

n          點選左上角【公文檔案】中的【改變決行層級】

 

Question_39.   如何進行單位發文?

n          依據Question_30完成清稿之後

n          點選左方的【單位發文作業】功能

n          進入發文作業,選取您要發文的公文主旨點下去

n          點取畫面Word的圖示即可開啟該份公文

n          開啟Word後,檢查是否有發文字號及發文日期,點選發文按鈕,由系統開啟公文資訊編輯視窗,點選發文做分繕列印

n          完成發文作業

 

Question_40.   流程設定中有文件會辦(不經登記桌)是什麼意思?

n          例如我們是A單位,要將公文傳遞至B單位進行會辦。

n          若選擇文件送會 A單位 è公文流程須先經過A單位登記桌後才可傳遞至B單位

n          若選擇文件送會(不經登記桌) A單位 è公文流程則可不經過A單位登記桌直接傳遞至B單位

 

Question_41.   如何在公文製作中設定自己常用的機關群組資料?

n          開啟公文製作

n          點選上方工具列中【系統設定】è【設定機關群組】系統會出現一視窗

n          於上方之群組名稱中點選新增,輸入自己喜歡的群組名稱(如:常用機關)並按下確定

n          請於此視窗中點選加入您要加入該群組之常用機關單位,選擇完畢後請點選確定

n          確認好之後可按下離開關閉此設定

n          或繼續新增其他群組

n          備註:自訂資料紀錄於自己的電腦中,請備份自己的檔案,如何備份請看下方問題說明。

 

Question_42.   如何在公文製作中設定自己常用的片語資料?

n          開啟公文製作

n          點選上方工具列中【系統設定】è【自訂片語】系統會出現一視窗

n          於上方之片語分類中點選新增,輸入自己喜歡的片語分類(如:常用片語)並按下確定

n          請於此視窗中點選輸入您常用片語資料(如:文擬陳閱後存查),輸入完畢後請點選確定

n          確認好之後可按下離開關閉此設定

n          或繼續新增其他片語分類或片語資料

n          備註:自訂資料紀錄於自己的電腦中,請備份自己的檔案,如何備份請看下方問題說明。

 

Question_43.   如何使用自訂好的片語資料?

n          開啟公文製作

n          將滑鼠游標放置於要貼上片語的地方

n          點選上方工具列中【文字附貼】è【片語詞庫】系統會出現一視窗

n          可直接點選視窗下方之片語快速點選兩下或點選後按下附貼,文字即可貼到文面上。

n          或於視窗上方切換片語類別。

 

Question_44.   自訂的片語或群組換電腦時該怎麼複製到另一台電腦中?

n          自訂機關群組或自訂片語接存放於自己點腦中

n          C:\Program Files\帝緯系統整合\線上簽核\userdata.mdb

n          請自行備份該檔案

 


Question_45.   需用印的資料該如何在公文管理資訊系統中運作?

n          需用印之資料可區分為四大類:

類別

核准前

核准後

函稿(含待用印之附件)

 

於系統中點選
【送繕發文 總發文】即可於文書組總發文中用印。

簽呈+待用印文件

請於簽呈中加入紙本附件+紙本附件表單,實體待用印文件與公文流程一起陳核。

於系統中點選
【用印申請 總務處文書組 或秘書室】送出後,攜帶待用印之文件至用印單位,即可用印。

待用印文件(免備文,即指不需擬簽呈或函稿者)

使用『用印申請表』並將待用印之文件掃描後加入『用印申請表』一起陳核。

於系統中點選
【用印申請 總務處文書組 或秘書室】,將「用印申請表」送出,攜帶待用印之文件至用印單位,即可用印。

將核准之「用印申請表」列印出,連同待用印之文件一同送給用印單位。

以學生為申請人之免備文文書

毋需上系統,請依原本流程運作。

 

Question_46.   有關『核閱後處理作業』之使用時機為何?會傳送的檔案有哪些?

n          使用時機:簽呈核判後將相關結果以mail方式傳遞給相關會辦單位進行後續作業。

n          傳送之檔案:簽呈+公文意見(簽章),若於該簽呈中有相關電子附件也會一起傳送出去,但不包含來文電子檔案。

 

Question_47.   有關『核閱後處理作業』若希望連同來文之電子檔案一併傳送該如何作業?

n          請於擬辦前先將相關來文電子附件下載至您的電腦中

n          再於擬辦相關文書時,於公文製作中連結電子附件(新增附件)

n          待該文核判後使用該作業時即可將相關附件一併傳遞

 

Question_48.   有關『轉知所屬』、『公告周知』的公文該如何作業?

n          請先將該份來文進行擬辦單製作後陳核相關主管決行後

n          使用【函轉發文作業】

n          點選該份公文主旨

n          請於收件單位中點選欲通知之對象,並選定正副本

n          或於機關群組中選定欲發文之群組單位,系統會於下方展開相關明細資料

n          若有某些單位不需收件,可點選該受文單位右方的刪除,即可刪除該單位

n          因該作業發文後不會將所屬之文書(如擬辦單)轉出,故請於畫面上方之主旨欄位填入欲請受文方處理之事項(如:請於○日前回覆資料)

n          最後按下確定即可

 

Question_49.   單位如何可收到『轉知所屬』、『公告周知』或其他單位以校內發文方式傳遞之電子公文?

n          點選左方之【校內來文收文作業】

n          點選欲收文之公文主旨

n          查看相關電子檔案

n          下方可分派相關承辦單位與人員

n          按下確定即可

 

Question_50.   有關各一級單位登記桌每天需處理的公文,應該要注意哪些作業?

n          【簽收公文】:

本單位送來

退文改分

外單位送來

時機:本單位之公文欲送往他單位會辦、欲陳核至秘書室

時機:屬本單位內分錯人的公文會落於本區域

時機:校外來文之簽收分派、他單位會辦本單位之公文

請將本單位人員送至一級登記桌的公文勾選後,確認欲傳遞之處理狀態收件單位,按下傳遞

點勾選該份文並選定分派之單位及人員後,按下分派

請將外單位(如其他一級單位)送至本一級登記桌的公文勾選後,確認欲分派之單位人員,按下分派

n          【校內來文收文作業】:
時機:他單位使用『單位發文作業』或『函轉發文作業』後,該文即會出現於本作業中,等待您收文掛號。

n          【單位收文登記】:
時機:外機關或內單位沒有以電子文之型式傳遞至本單位,可能以E-mail或傳真之方式,本單位欲進行流程管控時,可藉由此作業進行收文掛號,以利追蹤。

 

Question_51.   有關各二級單位登記桌每天需處理的公文,應該要注意哪些作業?

n          【簽收分派】:
時機:一級登記桌分派給二級登記桌之公文,請二級登記桌在將公文指派給相關承辦人員。

n          【簽收改分】:
時機:屬本單位內分錯人的公文會落於本區域,點勾選該份文並選定分派之單位及人員後,按下分派

n          【校內來文收文作業】:
時機:他單位使用『單位發文作業』或『函轉發文作業』後,該文即會出現於本作業中,等待您收文掛號。

Question_52.   點選附件檔案時,系統未開啟相關檔案,該如何處理?

n          點選IE開啟網頁

n          點選工具中的〔網際網路選項〕

n          點選〔安全性〕中的〔自訂層級〕

n          將下載中的〔字型下載〕、〔自動提示下載〕、〔檔案下載〕選項選為啟用

n          點選確定後重新開啟網頁即可開啟電子附件

 

Question_53.   點選桌面上的公文管理資訊系統捷徑沒有反應,該如何處理?

n          點選IE開啟網頁

n          點選工具中的〔網際網路選項〕

n          點選〔程式〕

n          請勾選下方之『檢查Internet Explorer是否為預設的瀏覽器』

n          按下確定

 

Question_54.   人員離職該如何設定?

n          點選【系統管理】-【單位使用者設定】

n          點選欲離職人員的使用者代碼

n          在是否離職的欄位選擇

n          按下存檔

 

Question_55.   人員調單位時該如何設定?

n          請原單位登記桌點選【系統管理】-【單位使用者設定】

n          點選欲調單位人員的使用者代碼

n          於畫面下方取消勾選可以用來移除使用者身分

n          按下存檔

n          請新單位登記桌點選【系統管理】-【單位使用者設定】

n          點選加入

n          點選未有身分人員的使用者代碼

n          選取適合的使用者群組

n          選取適合的查詢權限

n          點選加入

n          按下存檔

 

Question_56.   已歸檔公文該如何補檔號?

n          請登記桌先執行自存恢復的動作

n          點選【公文管理】-【單位歸檔作業】

n          點選欲歸檔之公文主旨

n          輸入分類號

n          按下存檔

 

Question_57. 需用印的資料該如何在公文管理資訊系統中運作?

n          需用印之資料可區分為四大類:

類別

核准前

核准後

函稿(含待用印之附件)

 

於系統中點選
【送繕發文 總發文】即可於文書組總發文中用印。

簽呈+待用印文件

請於簽呈中加入紙本附件+紙本附件表單,實體待用印文件與公文流程一起陳核。

於系統中點選
【用印申請 總務處文書組 或秘書室】送出後,攜帶待用印之文件至用印單位,即可用印。

待用印文件(免備文,即指不需擬簽呈或函稿者)

使用『用印申請表』並將待用印之文件掃描後加入『用印申請表』一起陳核。

於系統中點選
【用印申請 總務處文書組 或秘書室】,將「用印申請表」送出,攜帶待用印之文件至用印單位,即可用印。

將核准之「用印申請表」列印出,連同待用印之文件一同送給用印單位。

以學生為申請人之免備文文書

毋需上系統,請依原本流程運作。